项目管理三角形
项目管理三角形(Project Management Triangle)也称为项目三角形是在项目管理上有关限制的模型。最早提出者不明,最晚在1950年代起就开始使用[1]。项目管理三角形是在以下内容中取舍:
例如,项目可以在增加预算或是缩小范围的情形下加速完成。同样的,加大项目范围也需要对应增加预算或拉长时程。若减少预算,但项目范围及时程都不调整,会让项目的质量下降。
不过在实务上,有些项目限制上的取舍不一定可行。例如,在任务全满的项目中投入金钱(及人力)可能无法加速项目,反而会让项目慢下来[2]。而且在运作不良的项目中,可能无法在不影响质量的情形下调整预算、时间及项目范围。
项目管理三角形常用来分析项目[3],不过项目管理三角形常会误用,定义成功的项目是在事先规划的预算及时程内,以合理的质量,发布必要范围的项目[4][5][6]。 项目管理三角形因为缺乏了有关利益相关者的影响[7]、学习[8]及使用者满意度等有关成功的关键因素,因此不足以作为成功项目的模型[9]。
简介
时间的限制是指要完成项目中所有工作需要的时间,成本的限制是指可以用于此项目的预算,项目范围的限制是指为了产生项目结果,所需要进行的工作。这三个限制条件常常是互相竞争的:若项目范围扩大,成本及时间都会增加。若时程缩短,意味着成本提高以及项目范围缩小,若项目预算减小,可能项目时间加长或是项目范围减小。
项目管理的工作就是提供项目团队人员(不只是项目经理)工具以及技术,在满足限制条件的前提下,组织其工作。
另一个管理项目的方式是考虑财务、时间及人力资源的限制。若希望早点完成工作,可能可以在此项目上投入多一些人,但这会让项目的成本提高,此时若要维持项目的成本,就需要在项目的其他部分节省一些支出,使总成本不变。
在一些项目管理的示意图中,会用三角形来表示时间、资源以及技术目标,不过有些是用来当成三角形的三个边,不是三个角[10]。John Storck曾任美国管理协会的讲师,其“基本项目管理”课程中用了一对三角形,分别是外三角形及内三角形,说明项目的目的:在时限内或是准时完成、恰好符合预算或是较预算低、符合或是超过要求的范围。二个三角形之间的距离说明三个元素和原先规划的不同之处。项目偏重的元素可以从距离得知。他用了非常强调时间的项目,是纵贯阿拉斯加管道,不花多少钱,都一定要如期完成。在开发数年之后,在项目时程完成的四分钟后,油就从管道的末端流出了。在这个例子中,内三角形的时间恰好就在外三角形的时间上,针对技术目标也是如此。不过因为经费超过预算很多,因此内三角形的费用其实已落到外三角形之外。
James P. Lewis [11]认为“项目范围”即为三角形的面积,可以视为是一个使项目成功的变数。他提到PCTS(性能、成本、时间、范围),并且认为项目可以选择其中的三项。
项目三角形的实际价值是表示项目中的复杂程度。三角形的面积表示在这三个互相竞争的价值中,几乎是无限的选择方式。在了解这些在三角形内无限多的变化,配合项目三角形的图有助于项目的决策及计划,并且让项目成员及项目所有者可以有一致的资讯。
STR模型
STR模型(STR model)是一个数学模型,将项目管理三角形视为是以下关系的抽象图形描述:
项目范围(Scope)表示复杂度(也表示质量),资源(Resources)包括人力、财务以及物质方面的,而这些都不是无限量的,而且彼此之间也有一些相关的限制。例如,一位面包师傅用一个烤箱可以在一小时烘烤一条面包,但因为烤箱烘烤容量的限制,十位面包师傅无法同时用一个烤箱,在一小时烘烤十条面包。
项目管理三角形的三个元素
时间
为了分析需要,可以用一些工具来估算开发可交付样品需要的时间。其中一个方式是用工作分解结构(WBS)列出产出可交付样品过程中需要进行的工作。估计每一项工作需投入的时间,赞再整理得到总时间。
工作之间也要安排优先级、识别各工作之间的其相依性,在项目时程中列出这些资讯。工作的相依性会影响项目的总时间( 相依限制),也会影响可用的资源(资源限制)。时间和所有其他的资源和成本不同,需要独立处理。
要预估现有项目成本时,可用以往类似项目的成本为基础。
依照项目管理知识体系指南(PMBOK),项目时间管理的程序如下:
- 计划时程管理
- 定义活动
- 排序活动
- 估计活动资源
- 估计活动期间
- 发展时程
- 管控时程
计划时程管理
- 基于各项关于发展、管理、执行以及控制的文件,拟定政策以及执行步骤,为日后的项目提供一个初步的时程计划。
定义活动
- 在此过程,团队成员透过各种具体的行动,为项目定义一个或数个可交付成果。利用WBS技术,将各项工作分解至最底层WBS工作包,再分解成易于控制的细项活动(工作),构成项目的最基本要素,用来安排时程与进行管制的最小工作单元。
- 输入:管理计划、范围基线、企业环境因素、组织过程资产。
- 工具:分解、滚动式规划、专家判断。
- 输出:活动列表、活动属性、里程碑列表。
活动排序
- 排序活动是指透过一系列的行动,定义并记录各个活动之间的逻辑因果关系。在一个项目里,除了最初与最终的活动,每个活动至少会有一个甚至数个前置活动、后继活动,彼此在时程上紧紧相连,互相影响。一个务实、可行的时程计划,必须为各个活动安排提前与滞后时间,在实务上可透过人工的安排,或者是自动化的技术达成。
- 输入:活动清单、活动属性、里程碑清单、项目范围说明书、组织过程资产。
- 工具:活动节点表示法、确定依赖关系、时间提前、滞后量的利用、进度网络模型。
- 输出:项目进度表、活动清单更新、活动属性更新、需求变动。
估计活动资源
- 在此流程,团队成员估算每一项活动所需的材料、人力、设备及用品的种类、需求数量。
- 输入:企业环境因素、组织过程资产、活动清单、活动属性、可利用资源、项目管理计划。
- 工具:专家建议与判断、备案分析、出版的估算数据、项目管理软件的导入、由下往上估算法。
- 输出:活动资源需求、资源结构分解、资源日历、文件更新
估计活动期间
- 估算活动工期,是依据活动资源估算的结果,去估计完成每一单项活动所需要的工作时数。活动工期估算所依据的资讯与数据应该都要被记录。
- 每项活动,由最熟悉该活动的个人或小组提供活动期间估计的各项所需资讯。随着项目设计工作的推进,资讯会越来越精确、明朗,活动期间估计的准确性与质量也随之逐步提高。
- 输入:活动清单、活动属性、资源需求、资源日历、管理计划、项目范畴说明书、企业环境因素、组织过程资产
- 工具:专家建议与判断、类比估算、参数估算、三点估算、储备分析
- 输出:活动期间估计、更新项目文件
时程建立
- 分析前述活动顺序、工期、资源需求和时程限制等,建立项目时程,来呈现所有活动的预定开始和结束时间。 不同排程目标,会产生不同的时程,如追求最低成本或追求最短时间。当项目时程核准后,即成为时程基线,做为项目进度追踪或管制基准。 当有项目时程变更请求时,须透过整合变更管制审查核准,始得变更。 排程技术和方法,有里程碑图、甘特图、项目网络图等。
- 输入资料或文件:项目管理计划书 、项目文件 、协议 、企业环境因素 、组织流程资产
- 工具:时程网络分析、要径法、排程技术、平行法 、资源最佳法、关键链法、提前和延后量 、时程压缩、资料分析、项目管理资讯系统、敏捷释出规划
- 输出:时程基线 、项目时程、时程资料、项目日历、项目管理计划书更新、项目文件更新
时程管控
- 当时程基线建立后,管制时程过程即开始,须了解目前项目之:确定项目时程现况、了解影响时程变更因素、重新考虑必要的时程准备、确认项目时程是否已经变更、变更实施发生时进行管制、绩效审查是管制使用中运用的工具,就目前进度资料,比对时程基线以了解项目是否落后或提前,以及造成项目时程差异,并做差异分析以决定项目是否采取矫正措施。
- 输入资料或文件:项目管理计划书、项目文件、工作绩效资讯、组织流程资产
- 工具:资料分析、要径法
- 产出:工作绩效资讯、 时程预测、时程变更请求、项目管理计划书更新、项目文件更新、组织流程资产更新
成本
项目的成本和许多因素有关,包括资源、工作包、劳动率,以及如何缓和或控制会让成本变异的影响因素。有关成本的工具有风险管理、成本应急、成本升级及间接成本。不过除了这个之外,需考虑基本的会计学概念,例如固定成本及变动成本,另外,经济成本也需要考虑到工作者的技能及生产力,这些用各种的项目成本预计工具可以计算的。在公司雇用临时人员,契约人员或是将工作外包时,这些都是重要的因素。
有关成本的程序
- 成本预估(Cost Estimating)是有关要完成所有活动,需要所有资源对应成本的近似值。
- 成本预算(Cost budgeting)会累计所预估的资源,工作包(work package)及活动的总成本,建立成本基准(cost baseline)。
- 成本控制(Cost Control)利用许多成本管理的工具,影响并且控制那些会造成成本波动及变异的因素。
项目管理成本估算工具[12]
- Analogous Estimating(类比估算法):将过去类似项目之实际成本作为现在项目预估的基础,须注意其间差异,如期程、规模、地点、复杂、技术、风险、资源…等差异,做适当调整与修订。
- Determining Resource Cost rates(决定资源成本比例):对于完成项目活动所需资源的可能成本,进行量化评估,获得完成项目所需的期望成本。
- Bottoms Up estimating(由下而上估算法):估算每一个别活动工作成本,再汇整出项目所需之总成本。
- Parametric Estimating(参数估算法):依项目特性将其参数应用在数学模型中,以预测项目成本。通常用于项目初步阶段。
- Vendor Bid Analysis(供应商投标分析):将供应商多次投标的结果平均,并分析之。
- Reserve Analysis (准备金分析):汇总项目里各项活动的所需成本,在其成果(总成本)加上一笔准备金。准备金的数目,取决项目经理的判断—经考量各项因素之后而得到结果。
- Cost of Quality Analysis(质量成本分析):分析、估算项目里每一项活动,为了达到最高质量所需要的成本
- Project management software(项目管理软件):各种可用于成本分析的软件
范围
范围是指要达到成果需要满足的规格。会针对项目要完成的目的有整体的定义,也会详细叙述最后完成的内容。范围的主要成分是最终成品的质量。投入的总时间除以要进行的工作,这可以定义项目的整体质量。有些工作投入一些时间可以有不错的成果,若投入更多时间,会有非常好的成果。在大型的项目里,质量对时间及成本有相当的影响(反之亦然)。
若将项目的三个限制放在一起,就形成这句标语:“时程内,符合规格,预算内”。此时,可以将s代表的时程(scope)用规格(spec)代替。
相关条目
参考资料
- ^ Atkinson, Roger. Project management: cost, time and quality, two best guesses and a phenomenon, its time to accept other success criteria. International Journal of Project Management. December 1999, 17 (6): 337–342. doi:10.1016/S0263-7863(98)00069-6.
- ^ Brooks, Frederick. The mythical man-month Anniversary. Boston, MA, USA: Addison-Wesley Longman Publishing Co., Inc. 1995. ISBN 0-201-83595-9.
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- ^ Shenhar, A.; Dvir, Dov. Mapping the dimensions of project success. Project Management Journal. 1997, 28 (2): 5–13.
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- ^ Rose, Kenneth H. Book Review: Construction Extension to the PMBOK® Guide Third Edition. Project Management Journal. 2008-03, 39 (1): 98–98. ISSN 8756-9728. doi:10.1002/pmj.20029.